Algemene voorwaarden

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• idocx: idocx B.V., gevestigd te Nederland, aanbieder van het Platform.
• Platform: De online softwareapplicatie (SaaS) van idocx, toegankelijk via app.idocx.nl, inclusief alle bijbehorende functionaliteiten.
• Afnemer: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst met idocx aangaat voor het gebruik van het Platform.
• Gebruiker: Iedere natuurlijke persoon die namens de Afnemer toegang heeft tot het Platform.
• Overeenkomst: De overeenkomst tussen idocx en de Afnemer voor het gebruik van het Platform, inclusief deze Algemene Voorwaarden.
• Abonnement: Het door de Afnemer gekozen abonnementsplan met de daarbij behorende functionaliteiten en voorwaarden.
• Content: Alle gegevens, documenten, bestanden en informatie die door de Afnemer of Gebruikers in het Platform worden ingevoerd of gegenereerd.
• Diensten: Alle diensten die idocx aan de Afnemer levert, waaronder toegang tot het Platform, ondersteuning en updates.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van idocx.
2. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Afnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Bij tegenstrijdigheid tussen de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden prevaleert de Overeenkomst.

Artikel 3 — Overeenkomst en registratie

1. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Afnemer een account aanmaakt op het Platform en deze Algemene Voorwaarden accepteert.
2. De Afnemer staat in voor de juistheid en volledigheid van de bij registratie verstrekte gegevens.
3. idocx behoudt zich het recht voor een registratie te weigeren zonder opgave van redenen.

Artikel 4 — Licentie en gebruiksrecht

1. idocx verleent de Afnemer een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om het Platform te gebruiken gedurende de looptijd van het Abonnement.
2. Het gebruiksrecht is beperkt tot het aantal Gebruikers en de functionaliteiten zoals opgenomen in het gekozen Abonnement.
3. Het is de Afnemer niet toegestaan om:
   • Het Platform te reverse-engineeren, decompileren of demonteren;
   • Het Platform beschikbaar te stellen aan derden anders dan Gebruikers;
   • De beveiliging of technische beschermingsmaatregelen te omzeilen;
   • Het Platform te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden.

Artikel 5 — Abonnement, prijzen en betaling

1. De Afnemer kiest een Abonnement via het Platform of via een separate offerte. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
2. Het Abonnement wordt aangegaan voor de overeengekomen periode en wordt automatisch verlengd met dezelfde periode, tenzij de Afnemer uiterlijk 30 dagen voor het einde van de lopende periode opzegt.
3. idocx factureert maandelijks of jaarlijks vooraf, afhankelijk van het gekozen Abonnement. Facturen worden elektronisch verzonden.
4. Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij niet-tijdige betaling is de Afnemer van rechtswege in verzuim en is idocx gerechtigd:
   • De wettelijke handelsrente in rekening te brengen;
   • Buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen (minimaal € 150,-);
   • De toegang tot het Platform op te schorten.
5. idocx is gerechtigd de prijzen jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd. Bij een prijsverhoging van meer dan 10% heeft de Afnemer het recht de Overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de prijswijziging ingaat.

Artikel 6 — Beschikbaarheid en onderhoud

1. idocx spant zich in om het Platform 99,5% van de tijd beschikbaar te houden, gemeten op jaarbasis, exclusief gepland onderhoud.
2. idocx is gerechtigd het Platform tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of verbeteringen. idocx streeft ernaar gepland onderhoud buiten kantooruren uit te voeren en de Afnemer hierover vooraf te informeren.
3. idocx is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onbeschikbaarheid door overmacht, storingen bij derden (zoals hostingproviders of internetaanbieders) of door de Afnemer veroorzaakte problemen.

Artikel 7 — Content en intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de software, de documentatie, de templates en de vormgeving berusten uitsluitend bij idocx. De Overeenkomst houdt geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten in.
2. De Content die door de Afnemer of Gebruikers in het Platform wordt ingevoerd, blijft eigendom van de Afnemer.
3. De Afnemer verleent idocx het recht om de Content te verwerken voor zover nodig voor de uitvoering van de Diensten.
4. Documenten die via het Platform worden gegenereerd (zoals ouderschapsplannen en convenanten) zijn gebaseerd op door de Afnemer ingevoerde gegevens. idocx is niet verantwoordelijk voor de juridische juistheid of volledigheid van gegenereerde documenten. De Afnemer blijft als professional verantwoordelijk voor de inhoudelijke controle.

Artikel 8 — Persoonsgegevens en privacy

1. idocx verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
2. Ten aanzien van de persoonsgegevens die de Afnemer via het Platform verwerkt, geldt de Afnemer als verwerkingsverantwoordelijke en idocx als verwerker. De verwerking is nader geregeld in de verwerkersovereenkomst die onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst.
3. idocx slaat alle dossiergegevens versleuteld op in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
4. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze Privacyverklaring.

Artikel 9 — Inloggegevens en beveiliging

1. De Afnemer is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en het beveiligen van toegang tot accounts van Gebruikers.
2. De Afnemer dient idocx onmiddellijk op de hoogte te stellen bij (vermoedelijk) ongeautoriseerd gebruik van inloggegevens.
3. idocx is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit ongeautoriseerd gebruik van inloggegevens, tenzij dit aan idocx is toe te rekenen.

Artikel 10 — Geheimhouding

1. Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van de andere partij ontvangen.
2. Deze verplichting geldt niet voor informatie die:
   • Reeds openbaar was op het moment van ontvangst;
   • Onafhankelijk door de ontvangende partij is ontwikkeld;
   • Op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.
3. De geheimhoudingsverplichting blijft van kracht tot 2 jaar na beëindiging van de Overeenkomst.

Artikel 11 — Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van idocx is beperkt tot het bedrag dat de Afnemer in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende gebeurtenis aan idocx heeft betaald.
2. idocx is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstagnatie.
3. idocx is niet aansprakelijk voor:
   • De juridische juistheid of volledigheid van via het Platform gegenereerde documenten;
   • Beslissingen genomen op basis van door het Platform verstrekte informatie;
   • Schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige invoer door de Afnemer;
   • Schade als gevolg van overmacht.
4. De beperkingen in dit artikel gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van idocx.
5. Vorderingen tot schadevergoeding vervallen indien deze niet binnen 3 maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij idocx zijn ingediend.

Artikel 12 — Vrijwaring

1. De Afnemer vrijwaart idocx tegen alle aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van het Platform door de Afnemer of Gebruikers, waaronder maar niet beperkt tot claims van cliënten van de Afnemer.
2. idocx vrijwaart de Afnemer tegen aanspraken van derden wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten door het Platform, mits de Afnemer idocx onmiddellijk informeert en de verdediging aan idocx overlaat.

Artikel 13 — Duur en beëindiging

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van het gekozen Abonnement en wordt automatisch verlengd conform artikel 5.2.
2. Beide partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien:
   • De andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en dit niet binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling herstelt;
   • De andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of anderszins niet in staat is aan haar verplichtingen te voldoen.
3. idocx kan de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden indien idocx besluit het Platform te beëindigen.
4. Bij beëindiging geldt:
   • De Afnemer heeft na beëindiging 30 dagen de tijd om een verzoek tot export van Content in te dienen;
   • idocx verwijdert de Content uiterlijk 90 dagen na beëindiging, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist;
   • Reeds betaalde abonnementsgelden worden niet gerestitueerd, tenzij de beëindiging aan idocx is toe te rekenen.

Artikel 14 — Overmacht

1. idocx is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien dit wordt verhinderd door overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen in het internet, stroomuitval, storingen bij hostingproviders, DDoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, pandemieën en andere omstandigheden buiten de macht van idocx.
2. Indien de overmachtssituatie langer dan 90 dagen voortduurt, heeft elk der partijen het recht de Overeenkomst te ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding.

Artikel 15 — Wijzigingen

1. idocx is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd via e-mail of het Platform.
2. Indien de Afnemer niet akkoord gaat met een wezenlijke wijziging, heeft de Afnemer het recht de Overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
3. Voortgezet gebruik van het Platform na inwerkingtreding van de wijzigingen geldt als acceptatie.

Artikel 16 — Slotbepalingen

1. Op de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar idocx is gevestigd.
3. Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen in dat geval een vervangende bepaling overeenkomen die de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
4. De Afnemer mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van idocx.
5. Het niet uitoefenen van enig recht door idocx geldt niet als afstand van dat recht.