Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

idocx is een product van idocx B.V., gevestigd te Nederland. Wij bieden een online platform (SaaS) waarmee scheidingsprofessionals — zoals mediators, advocaten en andere familierechtspecialisten — digitaal dossiers beheren, ouderschapsplannen en convenanten genereren en samenwerken met hun cliënten.

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via privacy@idocx.nl.

2. Rollen onder de AVG

idocx vervult twee rollen op het gebied van gegevensbescherming:

• Verwerkingsverantwoordelijke — voor de persoonsgegevens van onze klanten (de professionals die een account aanmaken), websitebezoekers en contactpersonen.
• Verwerker — voor de persoonsgegevens die onze klanten via het platform verwerken van hun cliënten (partijen in een scheidingsdossier). Met elke klant sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Accountgegevens (professionals)

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer
• Facturatiegegevens en betalingsgegevens
• Inloggegevens (wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen)

3.2 Dossiergegevens (cliënten van professionals)

Als verwerker verwerken wij namens de professional onder meer:

• NAW-gegevens van partijen en kinderen
• BSN-nummers, geboortedata, nationaliteit
• Financiële gegevens (inkomen, vermogen, schulden, pensioen)
• Gegevens over de woonsituatie
• Omgangsregelingen en afspraken over kinderen

3.3 Websitegegevens

• IP-adres, browsertype, besturingssysteem
• Paginabezoeken en klikgedrag
• Gegevens ingevuld via contactformulieren

4. Doeleinden en rechtsgronden

5. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: Gedurende de looptijd van uw abonnement en maximaal 12 maanden daarna, tenzij wettelijke bewaarplichten langer vereisen.
• Dossiergegevens: Gedurende de looptijd van het abonnement. Na beëindiging worden dossiergegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij de professional verzoekt om eerdere verwijdering of export.
• Facturatiegegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
• Websitegegevens: Maximaal 26 maanden.
• Contactformulieren: Maximaal 12 maanden na afhandeling.

6. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

• Hostingproviders: Onze servers staan in Europese datacenters (EU/EER).
• Betalingsverwerkers: Voor het verwerken van betalingen en facturering.
• E-maildiensten: Voor het verzenden van transactionele en service-e-mails.
• Ondersteunende dienstverleners: Onder strikte verwerkersovereenkomsten.

Wij geven geen persoonsgegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er passende waarborgen zijn getroffen (bijv. EU-standaardcontractbepalingen).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleuteling van alle dataverkeer via HTTPS/TLS
• Versleutelde opslag van gevoelige gegevens (AES-256)
• Strikte toegangscontrole op basis van rollen en rechten
• Regelmatige back-ups met versleutelde opslag
• Monitoring en logging van toegang tot systemen
• Periodieke beveiligingsaudits en penetratietesten

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij onderscheiden:

• Noodzakelijke cookies: Voor het functioneren van de website. Geen toestemming vereist.
• Analytische cookies: Voor het meten van websitegebruik en het verbeteren van onze diensten. Alleen geplaatst met uw toestemming.
• Marketing cookies: Alleen geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking toestemming: Waar verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze op elk moment intrekken.

U kunt uw verzoek indienen via privacy@idocx.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

10. Verwerkersovereenkomst

Voor professionele gebruikers die via idocx persoonsgegevens van hun cliënten verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af conform artikel 28 AVG. Hierin zijn onder meer vastgelegd:

• De aard en het doel van de verwerking
• De categorieën persoonsgegevens en betrokkenen
• De verplichtingen en rechten van de verwerkingsverantwoordelijke
• Beveiligingsmaatregelen
• Inschakeling van subverwerkers
• Meldplicht bij datalekken
• Bijstand bij verzoeken van betrokkenen
• Teruggave en verwijdering van gegevens na beëindiging

11. Datalekken

In geval van een datalek dat een risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het lek een hoog risico vormt, informeren wij ook de betrokkenen.

Als verwerker stellen wij onze klanten (de verwerkingsverantwoordelijken) onverwijld op de hoogte van een datalek dat betrekking heeft op hun dossiergegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding in het platform. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

13. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@idocx.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.